Ausschlaggebend für die Suche nach einem passenden ERP-System war nach Aussage des Leiters Finanzen, Michael Eschenauer, die Erforderlichkeit von mehr Transparenz im unterjährigen Projektcontrolling. Mithilfe der digitalen Unterstützung sollen künftig alle Beteiligten jederzeit die aktuellen Projektstände einsehen können und zugleich frühzeitig auf etwaige Engpässe innerhalb der internen Abläufe aufmerksam gemacht werden. Beides war bislang kaum möglich, weil aufgrund der Nutzung verschiedener Insellösungen – vor allem Excel – eine homogene Vernetzung nicht existierte. „Mit einem durchgängigen System aus einer Hand möchten wir zum einen unsere Digitalisierungsquote signifikant erhöhen und zum anderen die bisherigen technischen Probleme bei der Anbindung externer Partner eliminieren“, bringt es Michael Eschenauer auf den Punkt. Außerdem sollen die neuen Abläufe Standards setzen, um bislang uneinheitliche und oftmals manuell geprägte Arbeitsweisen zu synchronisieren. 

Bewusst verzichtete Ebener im Auswahlprozess auf ein klassisches Lastenheft, weil an der Aussagekraft der zu erwartenden Antworten Zweifel bestanden. Stattdessen sondierte das Unternehmen den ERP-Markt eigenständig und beschränkte sich dabei auf drei in Deutschland ansässige Anbieter, die ohne zwischengeschaltete Systemhäuser oder Vertriebspartner agieren. Von dem direkten Kontakt versprechen sich die Entscheidungsträger eine im Bedarfsfall bessere und schnellere Unterstützung – speziell im Vergleich zu weltweit tätigen Software-Konzernen.

ams.Solution zeigt Kompetenz im individuellen Projektgeschäft

Inhaltlich bestand die zentrale Anforderung in der durchgängigen Abbildung der Besonderheiten des individuellen Projektgeschäfts. Bereits in den ersten Gesprächen zeigte sich, dass die Vertreter von ams.Solution die Arbeits- und Herangehensweise von Ebener am besten verstanden. „Im Unterschied zu den anderen Kandidaten ging es ihnen nicht direkt und primär um die eigene Software, sondern um das Kennenlernen unserer betrieblichen Abläufe“, erinnert sich Michael Eschenauer. Hilfreich sei in diesem Zusammenhang gewesen, dass den ams-Mitarbeitenden sämtliche branchenspezifischen Begrifflichkeiten bekannt waren, was sogleich einen fachlich gleichberechtigten Austausch ermöglichte. Die „hochprofessionelle Abschlusspräsentation“ vermochte dann vollends zu überzeugen.

Wie wichtig Ebener die durchgehende Prozessabdeckung war, verdeutlicht Michael Eschenauer am Beispiel des Finance-Bereichs, dessen vollständige Systemeinbindung eine feste Vorgabe an den ERP-Lieferanten war. „Ausgehend von den bereits erwähnten Schnittstellenthematiken unserer bisherigen Systemlandschaft sind wir davon überzeugt, dass nur eine integrierte Lösung die Grundlage für einen hohen Digitalisierungsgrad schaffen kann“, so der Prokurist. Denn ab der eigentlichen ERP-Buchung und der Übergabe an die Buchhaltung bis zum Abschluss der tatsächlichen Zahlung an den Lieferanten würden aktuell mitunter drei verschiedene Softwareprodukte genutzt, die nun in dem neuen System konsolidiert werden.

Umfassende Digitalisierung und Automatisierung

Auf die Frage, wo er die größten positiven Effekte der neuen ERP-Lösung erwartet, nennt Michael Eschenauer mehrere konkrete Beispiele. Die Rechnungseingangsprüfung soll im Zusammenspiel mit dem vorhandenen DMS-System, an das ams.erp vollständig andocken kann, spürbar vereinfacht werden. Überall dort, wo es möglich ist, sollen Prüfungen und Verbuchungen künftig automatisch erfolgen. Auch im Debitorenmanagement ist eine weitere Digitalisierung geplant, etwa über automatisierte Mahnvorschlagslisten.

Im Einkauf soll die Bestellung von Artikeln mit Mindestbestand bei Unterschreitung automatisch ausgelöst werden, nach Möglichkeit inklusive Preisvergleichen über mehrere Lieferanten hinweg. Im Falle der Übereinstimmung von Bestellung, Lieferschein und Rechnung sollen automatisierte Buchungen erfolgen. Von der BI-Funktionalität erhofft sich der Finanzchef ein belastbares Projektcontrolling über die teilweise bis zu zweijährigen Projektlaufzeiten hinweg, inklusive Projektablauf-, Umsatz- und Zahlungsplänen als Grundlage für die künftige Ertrags- und Liquiditätsplanung.

Auch auf den Baustellen wird es weitreichende Optimierungen geben. Dadurch, dass die Bauleiter künftig direkten Zugriff auf das ERP-System erhalten, wird sich insbesondere die Abwicklung von Reklamationen deutlich beschleunigen. Zudem werden die Versand- und Logistikfunktionen von ams.erp jederzeit Auskunft darüber geben, wo sich die zu verbauenden Bauteile und Artikel gerade befinden. Nicht zuletzt soll das bislang papierbasierte Bautagebuch vollständig digitalisiert werden.

„In Summe erwarten wir nach der Einführung von ams.erp deutlich schlankere Prozesse“, blickt Michael Eschenauer optimistisch nach vorne. Betriebswirtschaftlich werde die Ebener GmbH dank der gesteigerten Transparenz und der Durchgängigkeit in die Lage versetzt, die Kosten im Griff zu halten und gleichzeitig die Produktivität zu erhöhen. Denn die durch die Digitalisierung und Automatisierung freiwerdenden Personalkapazitäten könnten zielgerichtet dort eingesetzt werden, wo bereits heute wachsender Bedarf im Unternehmen besteht. „Wir sind sicher, mit ams.Solution den richtigen Partner gefunden zu haben. Auch wenn der Umstieg sicher an einigen Stellen herausfordernd werden könnte, sehen wir uns mit dem neuen ERP-System extrem gut für die Zukunft aufgestellt“, resümiert er.